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smartPayroll
FAQs zu smartPayroll
Mit smartPayroll kann jeder Mitarbeiter des Unternehmens, der sich hierfür mit seinem persönlichen Registierungscode registriert, in Zukunft seine Gehaltsdokumente elektronisch abrufen.
Im smartPayroll - Portal können Sie, nachdem Sie sich registriert und Ihr Benutzerkonto aktiviert haben, jederzeit schnell und unkompliziert Ihr Benutzerkonto verwalten, die Benachrichtigung über den Eingang von Gehaltsdokumenten an- und ausschalten, E-Mail-Adressen hinzufügen und löschen, Dokumenten einen Empfangskanal zuordnen und im Dokumentenarchiv Ihre Gehaltsdokumente online abrufen.
Als Mitarbeiter des Unternehmens entstehen Ihnen durch die Nutzung von smartPayroll keine Kosten. Dies gilt für die gesamte Nutzung des Portals, d.h. von der Registierung für das Portal bis zum Empfang von Lohn- und Gehaltsdokumenten.
Die Registrierung bei smartPayroll erfolgt aus Sicherheitsgründen in zwei Schritten. Sie benötigen für die Registrierung den QR-Code oder Internet-Link mit dem Registrierungscode, den Sie mit der Gehaltsabrechnung erhalten haben, sowie eine E-Mail-Adresse. Über entweder den QR-Code oder den Internet-Link gelangen Sie zum Registrierunsformular (Sollten Sie den QR-Code verwenden, wird der Registrierungscode bereits in die erfoderlichen Felder mit übertragen). Hier geben Sie bitte den angegebenen Sicherheitscode ein und bestätigen dananch die Eingabe. Anschließend öffnet sich ein Fenster, indem Sie Ihre E-Mail-Adresse als Benutzernamen eingeben und ein persönliches Passwort festlegen. Sie erhalten anschließend an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse eine E-Mail mit einem Aktivierungscode, um Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen. Nach erfolgreicher Aktivierung der E-Mail-Adresse schicken wir Ihnen aus Sicherheitsgründen einen Registierungsbrief an Ihre Postanschrift.
Die rote Hervorhebung erscheint, solange die Eingabe in einem Feld noch nicht dem gültigen Format entspricht. Sobald die Eingabe im gültigen Format erfolgt ist, wechselt die Hervorhebung zu blau.
Solange Sie die bei der Registrierung eingegebene E-Mail-Adresse nicht bestätigt haben, gelangen Sie weiterhin zur Registrierungsseite. Bitte nutzen Sie den Link aus der Aktivierungs-E-Mail zum Bestätigen der E-Mail-Adresse oder registrieren Sie sich erneut, falls Sie keine Aktivierungs-E-Mail erhalten haben.
Nach Ihrer erfolgreichen Registrierung gelangen Sie auf das smartPayroll - Portal. Dort können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Kennwort einloggen und Ihr Benutzerkonto verwalten. Außerdem erhalten Sie innerhalb weniger Tage einen Registrierungsbrief an die Postanschrift, die Ihnen bei der Registrierung angezeigt wurde.
Bitte überprüfen Sie zunächst den Spam-Ordner Ihres E-Mail-Postfachs, um auszuschließen, dass die E-Mail dort gelandet ist. Sollten Sie die Aktivierungs-E-Mail dennoch nicht erhalten haben, teilen Sie dies über Kontakt Ihr smartPayroll-Team mit. Wir prüfen für Sie, ob bei der Registrierung ein Fehler aufgetreten ist und melden uns anschließend bei Ihnen.
Der Link zur Registrierungsseite lautet https://www.smartpayroll.de/registration/. Geben Sie bitte Ihren persönlichen Registrierungscode ein. Sollten Sie auch den persönlichen Registrierungscode verlegt haben, wenden Sie sich bitte über Kontakt an unsere Mitarbeiter.
Der Sicherheitscode verhindert automatisierte Missbrauchsregistrierungen und dient zum Schutz Ihrer Registrierung.
Nach dem Sicherheitscode befindet sich ein Link, über den Sie einen neuen Sicherheitscode generieren können. Diese Funktion können Sie beliebig oft nutzen bis Sie einen neuen lesbaren Code erhalten.
Vermutlich ist an Ihrer Tastatur die Feststelltaste (CapsLock) aktiviert. Bitte deaktivieren Sie diese Taste.
Die Sicherheitseinstellungen verhindern das Benutzen von Cookies. Bitte deaktivieren Sie in den Einstellungen des Browsers "Safari" dem Modus "Privat". Überprüfen Sie außerdem in den allgemeinen Geräteinstellungen unter "Sarafi" im Bereich "Datenschutz & Sicherheit", ob Cookies zugelassen werden und ändern Sie gegebenenfalls dort Ihre Einstellungen.
Bitte brechen Sie den Registrierungsprozess ab und wenden Sie sich an Ihren Entgeltsachbearbeiter.
Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse einen Link zum Zurücksetzen des Passworts anfordern. Klicken Sie hierzu bitte auf der smartPayroll-Startseite auf den Link "Passwort vergessen" und geben Sie dort dieselbe E-Mail-Adresse ein, die Sie auch Ihre Registrierung verwendet haben.
Sie können sich von der aktuellen smartPayroll-Session abmelden, indem Sie rechts oben auf Ihren Benutzernamen (entspricht Ihrer E-Mail-Adresse, mit der Sie sich registriert haben) klicken und im Menü "Abmelden" auswählen.
Bitte wenden Sie sich über Kontakt an unsere Mitarbeiter.
Nach dem Login klicken Sie bitte rechts oben auf Ihren Benutzernamen (entspricht Ihrer E-Mail-Adresse, mit der Sie sich registriert haben) und dann auf "Benutzerkonto verwalten". Dort können Sie Ihr Passwort ändern, indem Sie ein neues Passwort eingeben. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie hier nochmals Ihr aktuelles Passwort eingeben.
Achten Sie bitte auf die korrekte Eingabe Ihres bisherigen Passworts und darauf, dass die in der Fehlermeldung angezeigten Zeichen nicht in einem Passwort enthalten sein dürfen. Bitte nutzen Sie für ein neues Passwort nur folgende Zeichen: a-z, A-Z, 0-9 und die folgenden Sonderzeichen: #%&()*+,-./:;<=>?@[]^`{|}~. Bitte beachten Sie auch den nächsten Punkt "Welche Vorgaben gelten für Passwörter?"
Das Passwort muss mindestens 6 und darf maximal 20 Zeichen lang sein. Es muss mindestens 2 der folgenden Zeichengruppen enthalten: Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen. Es sind ausschließlich die folgenden Sonderzeichen erlaubt: #%&()*+,-./:;<=>?@[]^`{|}~. Bitte beachten Sie auch den nächsten Punkt "Weshalb wird aus einem sicherem Passwort während der Eingabe ein unsicheres Passwort?"
Bei der Prüfung des Passworts wird nicht nur auf enthaltene Zeichen geprüft, sondern auch auf Übereinstimmung mit häufig benutzten Wörtern und Kombinationen. Häufig benutzte Wörter und Kombinationen sind besonders anfällig für Attacken und gelten daher grundsätzlich als unsichere Passwörter. Durch Ändern oder Hinzufügen einzelner Zeichen kommt es unter Umständen zu einer Übereinstimmung mit der hinterlegten Auflistung unsicherer Passwörter.
Der Link zur Login-Seite lautet https://smartpayroll.de/portal/.
Bitte wenden Sie sich über das Kontakt an Ihr smartPayroll-Team.
Nachdem Login können Sie oben rechts unter dem Registerreiter "Einstellungen" im Bereich "Benutzerkonto verwalten" aus Ihren bereits hinterlegten E-Mail-Adressen einen anderen Benutzernamen wählen. Sollte die von Ihnen als Benutzername gewünschte E-Mail-Adresse nicht aufgelistet sein, so fügen Sie diese bitte unter "Empfangskanäle verwalten" hinzu.
Im smartPayroll - Portal können Sie unter dem Registerreiter "Einstellungen" im Bereich "Empfangskanäle verwalten" eine neue E-Mail-Adresse hinzufügen. Zur Bestätigung der neuen E-Mail-Adresse, erhalten Sie im Anschluss eine Aktivierungs-E-Mail, die einen Link zur Aktivierung der neuen E-Mail-Adresse enthält. Nach Bestätigung der neuen E-Mail-Adresse ändern Sie im Bereich "Benutzername ändern" Ihren Benutzernamen und bei Bedarf unter "Benachrichtigungen" die Benachrichtigungsoptionen.
Unter Umständen kann es vorkommen, dass Sie erneut zur Registrierung aufgefordert werden. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall über Kontakt an uns.
Im smartPayroll - Portal können Sie die elektronische Bereitstellung Ihrer Gehaltsdokumente, jederzeit unter dem Reiterregister "Dokumentenzuordunug" im Bereich "Dokumente zuordnen" auf Briefpost umstellen, indem Sie den Empfangskanal "Briefpost"auswählen. Anschließend erhalten Sie Ihre Gehaltsdokumente zukünftig wieder automatisch in physischer Form.
Das smartPayroll - Portal ist mit den gängigsten Browsern kompatibel. Mit folgenden Browserversionen wurde die Nutzung erfolgreich getestet:
Internet Explorer ab Version 9
Mozilla Firefox ab Version 28.0
Safari ab Version 7.0
Google Chrome ab Version 34.00
Bei der Nutzung von älteren Browserversionen ist die vollumfängliche Funktionalität des smartPayroll - Portals nicht gewährleistet. Bitte beachten Sie, dass smartPayroll Brwoserfunktionen benutzt, die von portable apps (installationsfrei Anwendungen) nicht unterstützt werden.
Ja, das smartPayroll - Portal erfordert die Nutzung von Cookies. Details zur Verwendung von Cookies finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Datenschutzbestimmungen des smartPayroll - Portals
„smartPayroll“ bezeichnet den Dienst der Paragon Germany GmbH zur elektronischen Verarbeitung, Zustellung und Archivierung von Gehaltsdokumenten. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und die Wahrung Ihrer Privatsphäre ist für sragon Germany GmbH ein zentrales Anliegen.
Mit diesen Datenschutzbestimmungen möchte Paragon Germany GmbH Sie darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten für den Betrieb des smartPayroll - Portals verarbeitet werden. Es geht hier nicht um den Datenschutz ihrer Dokumente (z.B. Gehaltsabrechnungen oder andere Dokumente) die im Portal zur Verfügung stehen. Die Zuständigkeit für den Datenschutz dieser Dokumente selbst liegt weiterhin bei Ihrem Arbeitgeber.
1. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Für die vollumfängliche Nutzung des smartPayroll - Portals ist es erforderlich, dass mit der Registrierung zu smartPayroll personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Dies gilt sowohl bei der Beantwortung individueller Anfragen über das Kontaktformular sowie bei der Registrierung und Anmeldung an das smartPayroll - Portal.
2. Nutzung der smartPayroll Webseiten ohne Anmeldung/Registrierung
Mit der Nutzung des smartPayroll - Portals erhebt und speichert Paragon Germany GmbH automatisch in den Server-Log-Dateien Informationen, die Ihr Browser an uns übermittelt. Dies sind z. B.:
Browsertyp/-version
verwendetes Betriebssystem
Referer-URL (die zuvor besuchte Seite)
Uhrzeit des Aufrufs der Webseite.
Diese Daten sind für Paragon Germany GmbH einen bestimmten Personen zuzuordnen. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Daten werden zudem nach einer statistischen Auswertung nach 90 Tagen automatisiert gelöscht.
Bei anonymen Zugriffen auf die Webseiten (ohne vorherige Anmeldung) werden keine IP-Adressen protokolliert. Paragon Germany GmbH protokolliert nur die Seite, auf die zugegriffen wird, sowie den Referer, also die Herkunft des Besuchers.
3. Nutzung der smartPayroll Webseiten mit Registrierung/Anmeldung
Wenn Sie sich für die Nutzung des smartPayroll-Portal Services registriert haben, werden folgende Daten gespeichert:
Name und Adresse
E-Mail-Adresse(n)
Datum, Uhrzeit und Benutzername sowie die durchgeführten Aktionen. Ggf. erfolgt zusätzlich die Speicherung der IP-Adresse, von der die Aktion ausgelöst wurde.
Persönliche Daten, die Sie im Zusammenhang mit der Benutzung des Services in das System eingeben.
Diese Daten werden ausschließlich zur Nutzung des Services verarbeitet. Sie können Ihre Zustimmung jederzeit widerrufen, indem Sie den Service abbestellen.
Die Daten werden so lange gespeichert wie Sie für den smartPayroll-Service registriert sind.
4. Änderung/Abbestellen des Portal Services
Sie können den smartPayroll-Service zur elektronischen Zustellung Ihrer Gehaltsdokumente jederzeit innerhalb des Portals ändern. Ein komplettes Abbestellen des Services und Löschen Ihrer Portal Daten kann per formloser E-Mail über Ihren Arbeitgeber angefordert werden.
5. Cookies
Das Portal und die Webseite nutzen u.a. auch sogenannte „Cookies“, welche dazu dienen, die Webseiten insgesamt nutzerfreundlicher, effektiver sowie sicherer zu machen - etwa wenn es darum geht, das Navigieren auf unserer Plattform zu beschleunigen. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Computersystem abgelegt werden. Selbstverständlich können Sie Cookies jederzeit ablehnen, sofern Ihr Browser dies zulässt.
Sie können das Speichern von Cookies auf Ihrer Festplatte verhindern, indem Sie in Ihren Browsereinstellungen „keine Cookies akzeptieren“ wählen. Sie können Ihren Browser auch so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, sobald Cookies gesendet werden. Wie dies im Einzelnen funktioniert, entnehmen Sie bitte der Anleitung des Browserherstellers.
Services der Paragon Germany GmbH, die eine Anmeldung mit Benutzernamen und Kennwort erfordern, nutzen sogenannte „Session-Cookies“. Anhand dieser „Session-Cookies“ können Sie während der Dauer Ihrer Anmeldung identifiziert werden. Nach dem Ende der Sitzung bzw. dem Schließen des Browsers verfallen diese automatisch. Für die Nutzung dieser Services ist es Voraussetzung, dass Cookies von Ihrem Browser akzeptiert werden.
6. Umgang, Speicherung und Zugriff auf Daten die für den Portalbetrieb notwendig sind
Bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten beachten wir die Vorgaben der gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz. Daher wird jede Verarbeitung vor ihrem erstmaligen Einsatz kritisch von unserem Datenschutzbeauftragten geprüft. Alle bei uns tätigen Personen sind auf das Datengeheimnis verpflichtet und werden regelmäßig im Umgang mit personenbezogenen Daten geschult.
Zugriff auf die bei der Registrierung und Anmeldung erhobenen Daten haben ausschließlich speziell dafür berechtigte Mitarbeiter bei der Paragon Germany GmbH. Eine Weitergabe an Dritte oder den Absender Ihrer Gehaltsdokumente erfolgt nicht. Zugriff auf gespeicherte Gehaltsdokumente innerhalb des smartPayroll Archivs haben ausschließlich Sie als Nutzer des Portals. Alle Dokumente werden verschlüsselt gespeichert und können nur unter Nutzung ihrer Zugangsdaten entschlüsselt und eingesehen werden.
7. Werbung
Wenn Sie uns personenbezogene Daten überlassen, dann nutzen wir diese nicht, um Sie für Werbezwecke zu kontaktieren.
8. Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, geben wir nicht an andere Unternehmen oder Dritte weiter. Sie brauchen also nicht zu befürchten, dass ein anderes Unternehmen als ihr Arbeitgeber Informationen, wie zum Beispiel Ihre Anschrift oder E-Mail-Adresse erhält, um Ihnen Werbung zukommen zu lassen. Ausnahmsweise können wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder richterlicher Beschlüsse dazu gezwungen sein, personenbezogene Daten an staatliche Stellen weiterzugeben. In diesem Fall können Sie darauf vertrauen, dass wir die Zulässigkeit der Weitergabe geprüft haben.
9. Auskunfts- und Betroffenenrechte, weitere Informationen und Kontakte
Nach dem Bundesdatenschutzgesetz haben Sie ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Damit sind aber nicht die Daten gemeint, die z.B. für die Erzeugung von Ihren Gehaltsabrechnungen verarbeitet werden, sondern die Daten, die für den Portalbetrieb notwendig sind.
Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefende Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:
Datenschutzbeauftragter der
Paragon Germany GmbH
Gutenbergstraße 3-5
92421 Schwandorf
Bei Fragen zu Ihrer Gehaltsabrechnung oder sonstigen Dokumenten, die im Portal zu finden sind, wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung Ihres Arbeitgebers.
10. Herunterladen und ausdrucken
Sie können sich diesen Text auch im PDF-Format herunterladen. Zum Betrachten und Ausdrucken von PDF-Dateien benötigen Sie Software, die die Darstellung von PDF-Dokumenten ermöglicht. Sie können z.B. PDF-Dateien mit Hilfe des Adobe Readers ausdrucken, indem Sie im Menü Datei (oder File) den Punkt Drucken (oder Print) auswählen.